A Microsoft acrescentou ao centro de administração do SharePoint um relatório que identifica, item a item, os sites e ficheiros partilhados com dois grupos especiais: "Everyone" e "Everyone except external users". A novidade consta das notas de versão do Microsoft 365 Copilot de 6 de Outubro, que reúnem as alterações publicadas desde 22 de Setembro. Dias depois, o Teams passou a permitir que o organizador de uma reunião apague o conteúdo gerado durante o encontro.
O que faz o novo relatório
Como os nomes indicam, estes grupos abrangem toda a gente, ou toda a gente excepto utilizadores externos. São a forma mais rápida de partilhar algo e, por isso mesmo, a mais fácil de esquecer. A própria Microsoft reconhece que, até agora, os administradores tinham pouca visibilidade sobre estas permissões ao nível de cada ficheiro.
O relatório chama-se "Sites and files shared via special SharePoint group" e encontra-se em Advanced Management, na secção de relatórios de governação de acesso a dados. Depois de gerado, pode ser exportado para análise. Destina-se a administradores com SharePoint Advanced Management, o que significa que nem todas as organizações o terão disponível.
Porque aparece nas notas do Copilot
O Copilot vai buscar cada vez mais conteúdo ao SharePoint e ao OneDrive. Na mesma actualização, o Copilot no PowerPoint para Mac passou a reconhecer ficheiros mencionados pelo nome no pedido, e a pesquisa do Copilot passou a integrar conversa directamente sobre os resultados. Quanto mais fácil é chegar aos documentos, mais importa saber quem tem acesso a eles.
No mesmo sentido, os administradores podem agora editar sozinhos, no centro de administração do Microsoft 365, as regras de filtragem e de correspondência de identidades dos conectores do Copilot. Antes, estas regras ficavam fixas na criação da ligação e qualquer mudança exigia um pedido ao suporte. A Microsoft justifica a alteração com a necessidade de corrigir depressa ligações que mostram conteúdo ao público errado.
Teams: apagar o que a IA produziu
Na página de resumo das reuniões do Teams existe agora um botão que permite ao organizador eliminar gravação, transcrição, resumo de IA e notas. Os ficheiros partilhados durante a reunião não são apagados. É uma forma simples de não deixar acumular registos de conversas sensíveis.
Está também a chegar uma política que permite aos administradores decidir se as palavras ofensivas são mascaradas nas transcrições. O filtro continua activo por omissão.
O que vem a seguir
O roteiro da Microsoft aponta mais passos na mesma direcção:
- um painel de revisões de governação para responsáveis de sites, em pré-visualização privada, previsto para Novembro;
- uma nova experiência de partilha de ficheiros, já em distribuição, assente num único link que controla o acesso;
- uma revisão do Purview Data Security Posture Management, prevista para Janeiro de 2027, que inclui a desactivação em massa de links do SharePoint com partilha excessiva.
As funcionalidades do Copilot chegam de forma gradual, primeiro a parte dos utilizadores de cada organização, pelo que algumas podem ainda não estar visíveis.
- 6 Outubro 2026
Notas do Copilot anunciam o relatório de partilhas com grupos 'Everyone' no SharePoint
- 12 Outubro 2026
Teams permite ao organizador apagar gravação, transcrição e resumo de IA
- Novembro 2026
Painel de revisões de governação para responsáveis de sites, em pré-visualização privada
- Janeiro 2027
Purview DSPM com desactivação em massa de links com partilha excessiva
O que muda para as empresas
Para quem está a ponderar activar o Copilot, o risco principal não está na ferramenta em si, mas nas permissões acumuladas ao longo de anos. Pastas de recursos humanos, propostas comerciais ou dados financeiros partilhados com toda a empresa por conveniência passam a estar à distância de uma pergunta. Até aqui, encontrar esses casos exigia trabalho manual ou ferramentas externas. O novo relatório dá uma lista concreta por onde começar.
No Teams, a possibilidade de apagar o que a IA gerou numa reunião dá às chefias um controlo que faltava. Uma reunião sobre um despedimento ou uma negociação não precisa de deixar transcrição e resumo guardados indefinidamente.
O que recomendamos
Antes de alargar o Copilot, confirme se a sua organização tem SharePoint Advanced Management e gere o relatório de partilhas com os grupos "Everyone". Exporte-o, ordene os resultados pelos sites com informação mais sensível e decida, com os responsáveis de cada área, o que deve continuar aberto e o que deve passar para grupos restritos. Se usa conectores do Copilot, reveja também as regras de cada ligação, agora que pode alterá-las sem abrir pedido ao suporte.
No Teams, combine com os organizadores de reuniões sensíveis uma regra simples: verificar o resumo no fim e apagar o que não deve ficar registado. Se precisar de apoio a interpretar o relatório ou a definir esta revisão de permissões, a MCIT pode ajudar a planeá-la antes da activação do Copilot.
Falar connoscoArtigo preparado com apoio de inteligência artificial, revisto e aprovado por Marco Cerruti, MCIT.
