Num gabinete de contabilidade, uma parte grande do mês vai em tarefas que não exigem conhecimento contabilístico. É preciso juntar documentos que chegam por email, por mensagem ou em papel, digitar NIF, datas, bases e taxas de IVA e confirmar, empresa a empresa, quem ainda não entregou o extracto. O Kontoo, desenvolvido pela portuguesa Dev2Grow, foi pensado para retirar esse trabalho das equipas.
Do documento ao lançamento
O cliente envia as facturas pelo portal ou fotografa-as com o telemóvel, sem instalar nada. O motor de leitura analisa cada documento em várias camadas e compara os resultados entre si. Entidade, NIF, datas, bases e IVA saem confirmados, e não apenas transcritos. Quando as camadas não coincidem, o campo fica assinalado para alguém decidir.
A seguir, o lançamento chega já proposto, com débito, crédito, conta, centro de custo e taxa de IVA, segundo o modelo que o gabinete definiu para aquele tipo de documento. Antes de seguir para o ERP, o Kontoo verifica se débito e crédito batem, se as contas existem e se o período está aberto. Os erros ficam visíveis ali, com uma mensagem clara, e não mais tarde na contabilidade.
O gabinete pode lançar em lote, documento a documento, ou deixar o trabalho ao Kobi, o robot da plataforma. O Kobi sincroniza o e-Fatura, cruza-o com o que o cliente entregou, lança o que não levanta dúvidas e deixa para revisão apenas o que precisa de uma decisão humana. Cada lançamento automático guarda o documento de origem e a regra que o decidiu, e o Kobi activa-se ou desactiva-se empresa a empresa.
As regras ficam com o gabinete
O Kontoo não mantém um plano de contas paralelo. Lê do Cegid Primavera e do Sage for Accountants o plano de contas, as entidades, os centros de custo e os diários, e escreve lá os lançamentos, os recebimentos, os pagamentos e as entidades novas. As duas ligações estão em produção. As regras próprias de cada gabinete escrevem-se uma vez, em português corrente, e passam a valer para toda a carteira. Nas compras ao estrangeiro, a autoliquidação do IVA resulta da parametrização que já existe no software de contabilidade.
Reconciliação e fecho do mês
O extracto bancário entra em PDF, XLS ou CSV. A plataforma propõe as correspondências com os movimentos contabilísticos, atribui a cada uma um grau de confiança e explica o motivo. As de confiança alta aceitam-se de uma só vez, e só o restante é tratado à mão.
A plataforma não se limita ao lançamento. Inclui também:
- um painel com todas as empresas e o estado de cada etapa do fecho;
- a importação de guias de impostos em lote e o envio a cada cliente apenas das suas;
- uma app com a marca e o domínio do gabinete, onde o cliente vê o que falta entregar;
- um portal para os colaboradores dos clientes, com recibos, férias, faltas e despesas;
- relatórios mensais alimentados pelos balancetes, sem refazer folhas de cálculo.
Os dados ficam na AWS, em Frankfurt, com isolamento entre gabinetes e credenciais cifradas.
Uma tendência com o contabilista no centro
O Kontoo não é caso isolado. Outras soluções portuguesas seguem a mesma lógica: automatizar a preparação e sinalizar o que gera dúvidas, para que a decisão final caiba ao contabilista. Um estudo da Forrester Consulting para a Sage, de 2024, estima que o tempo gasto em tarefas rotineiras de contabilidade caia para metade até 2030.
Em números
O que muda para as empresas
Para um gabinete que serve PME, o ganho está no tempo que deixa de ir para digitação e conferência manual, e no menor risco de erro em cada campo. Como a validação acontece antes de o lançamento chegar ao Cegid Primavera ou ao Sage, os problemas aparecem cedo e não no fecho. O painel do mês mostra de imediato que empresas estão prontas e o que falta em cada uma.
Para as empresas clientes, a relação com o gabinete fica mais simples. Fotografam as facturas, sabem o que falta entregar e têm as guias de impostos à mão no telemóvel. A contabilidade continua no ERP de sempre, sem um sistema paralelo para manter.
O que recomendamos
Comece por confirmar que o gabinete trabalha com o Cegid Primavera ou com o Sage for Accountants, as duas ligações hoje em produção. Escolha três a cinco empresas com perfis diferentes, por exemplo uma com vendas ao balcão e outra com compras ao estrangeiro. Registe quanto tempo levam hoje o lançamento e a reconciliação de um mês e compare depois. Nas primeiras semanas, reveja e lance em lote. Active o Kobi apenas nas empresas em que as propostas já saem certas de forma consistente.
Antes de alargar a toda a carteira, escreva as regras do gabinete e reveja os modelos de lançamento por tipo de documento. É dessa parametrização que depende a precisão. A MCIT é parceira implementadora do Kontoo e pode acompanhar esta configuração inicial e o piloto.
Falar connoscoArtigo preparado com apoio de inteligência artificial, revisto e aprovado por Marco Cerruti, MCIT.
