KNOW/AO Jurídico: cada pedido jurídico com dono, prazo e histórico.

01O cliente

A KNOW/AO Jurídico é a direcção jurídica de um grupo com sete empresas, de sectores tão diferentes como a logística, a segurança privada, a agricultura e a tecnologia. Uma equipa de juristas responde a pedidos de todas elas: contratos para rever, minutas para criar, litígios, compliance e aconselhamento.

02O problema

Os pedidos chegavam por e-mail, por telefone e em conversas. Cada jurista sabia o que tinha em mãos, mas ninguém tinha a visão do conjunto. Isso tinha três custos:

• Pedidos sem dono claro: quem pedia não sabia quem estava a tratar do assunto, nem em que ponto estava.
• Prazos sem medida: não havia forma simples de saber quanto tempo levava cada tipo de pedido, nem o que estava atrasado.
• Versões a circular por e-mail: na hora de aprovar, nem sempre era claro qual era o documento final.

E a direcção jurídica presta contas a sete empresas, cada uma a querer ver apenas o que é seu, com assuntos confidenciais pelo meio.

03A solução

A MCIT construiu a KNOW/AO Jurídico, uma plataforma de pedidos jurídicos com a marca da direcção jurídica, em português e em inglês.

Cada empresa do grupo vê apenas os seus pedidos, e um pedido confidencial só é visto por quem nele está envolvido.

04Do pedido à aprovação

Cada pedido segue um ciclo claro, com um prazo medido em horas úteis que só corre quando o próximo passo é da equipa jurídica:

• O pedido entra na fila geral ou na confidencial, e o prazo é calculado conforme a prioridade, contando só dias úteis e descontando feriados.
• Um jurista toma conta do pedido e passa a ser o responsável. Se precisar de informação, pede-a, e o prazo fica suspenso até à resposta.
• Quando o tipo de assunto o exige, a resposta passa por um segundo jurista antes de seguir. Ninguém revê o seu próprio trabalho.
• Se houver aprovadores, a versão final segue para aprovação, e cada decisão fica registada com a versão exacta do documento. Uma rejeição devolve o pedido ao jurista, com justificação.
• Quem pediu fecha o pedido e avalia o serviço de 1 a 5. Se for preciso, pode escalar, e a prioridade sobe.

Os lembretes tratam-se sozinhos: pedidos de informação sem resposta, aprovações pendentes e prazos a chegar ao fim avisam quem tem de agir, sem ninguém ter de se lembrar.

05Os resultados

• Sete empresas do grupo trabalham numa só plataforma, cada uma a ver apenas o que é seu.
• Cinco perfis, do colaborador ao administrador, com permissões ajustáveis e aprovadores designados pessoa a pessoa.
• Trinta e três minutas com a marca de cada empresa, geradas a partir do próprio pedido.
• Prazos medidos em horas úteis, com feriados, suspensões e lembretes automáticos.
• Um manual integrado que explica trinta e duas operações, em português e em inglês.
• Da primeira versão à plataforma em produção em pouco mais de uma semana, com quinze versões entregues.