KNOW/AO Jurídico: cada solicitud jurídica con responsable, plazo e historial.

01El cliente

KNOW/AO Jurídico es la dirección jurídica de un grupo con siete empresas, de sectores tan distintos como la logística, la seguridad privada, la agricultura y la tecnología. Un equipo de juristas atiende las solicitudes de todas ellas: contratos que revisar, modelos de documentos que crear, litigios, compliance y asesoramiento.

02El problema

Las solicitudes llegaban por correo electrónico, por teléfono y en conversaciones. Cada jurista sabía lo que tenía entre manos, pero nadie tenía la visión de conjunto. Eso tenía tres costes:

• Solicitudes sin responsable claro: quien pedía no sabía quién se ocupaba del asunto, ni en qué punto estaba.
• Plazos sin medir: no había una forma sencilla de saber cuánto tardaba cada tipo de solicitud, ni qué iba con retraso.
• Versiones circulando por correo electrónico: a la hora de aprobar, no siempre estaba claro cuál era el documento final.

Y la dirección jurídica rinde cuentas a siete empresas, cada una de las cuales quiere ver solo lo suyo, con asuntos confidenciales de por medio.

03La solución

MCIT construyó KNOW/AO Jurídico, una plataforma de solicitudes jurídicas con la marca de la dirección jurídica, en portugués y en inglés.

Cada empresa del grupo ve solo sus solicitudes, y una solicitud confidencial solo la ven quienes participan en ella.

04De la solicitud a la aprobación

Cada solicitud sigue un ciclo claro, con un plazo medido en horas hábiles que solo corre cuando el siguiente paso corresponde al equipo jurídico:

• La solicitud entra en la cola general o en la confidencial, y el plazo se calcula según la prioridad, contando solo días hábiles y descontando festivos.
• Un jurista se hace cargo de la solicitud y pasa a ser el responsable. Si necesita información, la pide, y el plazo queda suspendido hasta la respuesta.
• Cuando el tipo de asunto lo exige, la respuesta pasa por un segundo jurista antes de seguir adelante. Nadie revisa su propio trabajo.
• Si hay aprobadores, la versión final pasa a aprobación, y cada decisión queda registrada con la versión exacta del documento. Un rechazo devuelve la solicitud al jurista, con justificación.
• Quien la pidió cierra la solicitud y valora el servicio de 1 a 5. Si es necesario, puede escalarla, y la prioridad sube.

Los recordatorios funcionan solos: las peticiones de información sin respuesta, las aprobaciones pendientes y los plazos a punto de vencer avisan a quien tiene que actuar, sin que nadie tenga que acordarse.

05Los resultados

• Siete empresas del grupo trabajan en una sola plataforma, y cada una ve solo lo suyo.
• Cinco perfiles, del colaborador al administrador, con permisos ajustables y aprobadores designados persona a persona.
• Treinta y tres modelos de documentos con la marca de cada empresa, generados a partir de la propia solicitud.
• Plazos medidos en horas hábiles, con festivos, suspensiones y recordatorios automáticos.
• Un manual integrado que explica treinta y dos operaciones, en portugués y en inglés.
• De la primera versión a la plataforma en producción en poco más de una semana, con quince versiones entregadas.