01Il cliente
KNOW/AO Jurídico è la direzione legale di un gruppo di sette aziende, attive in settori molto diversi come la logistica, la vigilanza privata, l’agricoltura e la tecnologia. Un team di giuristi risponde alle richieste di tutte: contratti da rivedere, modelli da creare, contenziosi, compliance e consulenza.
02Il problema
Le richieste arrivavano per e-mail, per telefono e a voce. Ogni giurista sapeva cosa aveva in mano, ma nessuno aveva la visione d’insieme. Questo aveva tre costi:
- Richieste senza un responsabile chiaro: chi chiedeva non sapeva chi se ne stesse occupando, né a che punto fosse.
- Scadenze senza misura: non c’era un modo semplice per sapere quanto tempo richiedesse ogni tipo di richiesta, né cosa fosse in ritardo.
- Versioni che circolavano per e-mail: al momento dell’approvazione non era sempre chiaro quale fosse il documento finale.
Inoltre, la direzione legale risponde a sette aziende, ognuna delle quali vuole vedere solo ciò che la riguarda, con questioni riservate di mezzo.
03La soluzione
MCIT ha costruito KNOW/AO Jurídico, una piattaforma di richieste legali con il marchio della direzione legale, in portoghese e in inglese.
Per chi fa la richiesta
Aprire una richiesta in pochi passaggi, con il tipo di questione, gli allegati e la scadenza desiderata. Seguire la conversazione con il giurista, invitare colleghi, rispondere alle richieste di informazioni e approvare la versione finale.
Per il team legale
Code di lavoro, tra cui una riservata, richieste con un responsabile, passaggio a colleghi con nota, revisione da parte di un secondo giurista, versioni dei documenti, modelli con il marchio di ogni azienda, registrazione delle ore e agenda del team.
Per chi dirige
Indicatori dell’attività: rispetto delle scadenze, tempi di risposta, soddisfazione, escalation e ore per azienda, con esportazione in foglio di calcolo e un registro di audit di tutto ciò che accade.
Ogni azienda del gruppo vede solo le proprie richieste, e una richiesta riservata è visibile solo a chi vi è coinvolto.
04Dalla richiesta all’approvazione
Ogni richiesta segue un ciclo chiaro, con una scadenza misurata in ore lavorative che decorre solo quando il passo successivo spetta al team legale:
- La richiesta entra nella coda generale o in quella riservata, e la scadenza viene calcolata in base alla priorità, contando solo i giorni lavorativi ed escludendo i festivi.
- Un giurista prende in carico la richiesta e ne diventa il responsabile. Se ha bisogno di informazioni, le chiede, e la scadenza resta sospesa fino alla risposta.
- Quando il tipo di questione lo richiede, la risposta passa da un secondo giurista prima di proseguire. Nessuno rivede il proprio lavoro.
- Se sono previsti approvatori, la versione finale passa all’approvazione, e ogni decisione viene registrata con la versione esatta del documento. Un rifiuto restituisce la richiesta al giurista, con una motivazione.
- Chi ha fatto la richiesta la chiude e valuta il servizio da 1 a 5. Se necessario, può fare un’escalation, e la priorità sale.
I promemoria si gestiscono da soli: richieste di informazioni senza risposta, approvazioni in sospeso e scadenze vicine avvisano chi deve agire, senza che nessuno debba ricordarsene.
05I risultati
- Sette aziende del gruppo lavorano su un’unica piattaforma, ognuna vedendo solo ciò che la riguarda.
- Cinque profili, dal collaboratore all’amministratore, con permessi configurabili e approvatori designati persona per persona.
- Trentatré modelli con il marchio di ogni azienda, generati a partire dalla richiesta stessa.
- Scadenze misurate in ore lavorative, con festivi, sospensioni e promemoria automatici.
- Un manuale integrato che spiega trentadue operazioni, in portoghese e in inglese.
- Dalla prima versione alla piattaforma in produzione in poco più di una settimana, con quindici versioni rilasciate.
La scadenza decorre solo quando il passo successivo spetta al team legale.
Ogni decisione di approvazione resta legata alla versione esatta del documento.
Ogni azienda vede ciò che la riguarda. Ciò che è riservato resta riservato.