01O cliente
A Ferexcel / Ferramentas.pt decidiu modernizar o seu ambiente de trabalho e juntar numa só plataforma o correio, os ficheiros e a colaboração das suas equipas, com cerca de 70 caixas de correio em uso todos os dias.
02O ponto de partida
A informação vivia em vários sítios, cada um com as suas regras e os seus acessos:
- O correio e muitos ficheiros estavam no Google Workspace e no Google Drive.
- A documentação interna estava num servidor de ficheiros na empresa.
- O Teams já era usado, mas com contas particulares, sem a partilha de ficheiros, as equipas e os canais que o Teams profissional oferece.
E havia uma condição: a operação não podia parar. O correio e os documentos tinham de continuar disponíveis durante toda a mudança.
03A solução
Migrámos tudo para o Office 365, com uma só conta por pessoa, e organizámos a informação para ser fácil de encontrar e de partilhar.
Correio
Cerca de 70 caixas de correio migradas do Google Workspace para o Office 365, com a informação existente preservada e o correio sempre a funcionar.
Ficheiros
Os ficheiros do Google Drive e a documentação do servidor interno passaram para o SharePoint e o OneDrive, com as pastas mapeadas no Windows: a forma de trabalhar mudou para melhor, mas sem perder a familiaridade.
Colaboração
Logo no arranque foram criadas equipas de Teams e métodos de trabalho com Microsoft Lists e Planner, que trouxeram de imediato mais eficiência aos processos e procedimentos internos.
Do Teams com contas particulares passou-se ao Teams da empresa, com equipas, canais e ficheiros partilhados no mesmo sítio onde se conversa.
04O projecto, semana a semana
Quatro semanas, sem downtime, com o Google Workspace a funcionar até ao último momento e os utilizadores acompanhados em cada passo.
- Organização da migração em torno das contas de correio, dos ficheiros e das necessidades de cada pessoa.
- Formação programada em Outlook, Teams, OneDrive e SharePoint, Microsoft Lists e Planner, para cada pessoa chegar ao primeiro dia a saber o que fazer.
- Apoio contínuo durante a transição: dúvidas, acessos ao correio e aos documentos, e as pequenas dificuldades de quem muda de ferramentas.
- Procedimentos de gestão definidos para o futuro: contas nominativas, registo das operações em tickets, controlo do licenciamento e responsabilidades de gestão.
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1
Semana 1
Preparação
Levantamento de contas e dados, preparação do Office 365, contas e licenças, e plano de comunicação às equipas.
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2
Semana 2
Correio
Migração das caixas de correio, com o Google Workspace ainda em serviço, e arranque da formação em Outlook e Teams.
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3
Semana 3
Ficheiros
Google Drive e servidor de ficheiros para SharePoint e OneDrive, com as pastas mapeadas no Windows, e passagem do correio sem interrupção.
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4
Semana 4
Arranque
Equipas de Teams, Microsoft Lists e Planner a funcionar, formação programada, procedimentos de gestão e acompanhamento próximo.
05Os resultados
- Cerca de 70 caixas de correio migradas para o Office 365.
- Mais de 1,5 TB migrados do Google Workspace, entre correio e ficheiros do Google Drive.
- Migração feita sem downtime, em quatro semanas.
- Documentação do servidor de ficheiros interno transferida para o SharePoint, com as pastas mapeadas no Windows.
- Teams profissional com equipas e canais, Microsoft Lists e Planner a melhorar os processos internos desde o primeiro dia.
- Procedimentos definidos para a gestão do Office 365, com apoio contínuo aos utilizadores.
Onde vive a informação
A Ferexcel / Ferramentas.pt passou a contar com um ambiente de trabalho centralizado, que facilita o acesso à informação e a colaboração entre as pessoas.
Sem downtime: o trabalho continuou enquanto a mudança acontecia.
Pastas do SharePoint mapeadas no Windows: tudo novo, nada estranho.
Do Teams com contas particulares ao Teams da empresa.