01Il cliente
Ferexcel / Ferramentas.pt ha deciso di modernizzare il proprio ambiente di lavoro e di riunire in un’unica piattaforma la posta, i file e la collaborazione dei propri team, con circa 70 caselle di posta in uso ogni giorno.
02Il punto di partenza
Le informazioni si trovavano in diversi posti, ognuno con le proprie regole e i propri accessi:
- La posta e molti file erano su Google Workspace e Google Drive.
- La documentazione interna era su un file server in azienda.
- Teams era già usato, ma con account personali, senza la condivisione dei file, i team e i canali che offre Teams in versione professionale.
E c’era una condizione: l’operatività non poteva fermarsi. La posta e i documenti dovevano restare disponibili durante tutto il passaggio.
03La soluzione
Abbiamo migrato tutto su Office 365, con un unico account per persona, e abbiamo organizzato le informazioni perché fossero facili da trovare e da condividere.
Posta
Circa 70 caselle di posta migrate da Google Workspace a Office 365, con le informazioni esistenti preservate e la posta sempre funzionante.
File
I file di Google Drive e la documentazione del server interno sono passati su SharePoint e OneDrive, con le cartelle mappate in Windows: il modo di lavorare è cambiato in meglio, ma senza perdere la familiarità.
Collaborazione
Fin dall’avvio sono stati creati team di Teams e metodi di lavoro con Microsoft Lists e Planner, che hanno reso subito più efficienti i processi e le procedure interne.
Da Teams con account personali si è passati al Teams aziendale, con team, canali e file condivisi nello stesso posto in cui si conversa.
04Il progetto, settimana per settimana
Quattro settimane, senza downtime, con Google Workspace in funzione fino all’ultimo momento e gli utenti accompagnati in ogni passaggio.
- Organizzazione della migrazione attorno agli account di posta, ai file e alle esigenze di ogni persona.
- Formazione programmata su Outlook, Teams, OneDrive e SharePoint, Microsoft Lists e Planner, perché ogni persona arrivasse al primo giorno sapendo cosa fare.
- Supporto continuo durante la transizione: dubbi, accessi alla posta e ai documenti, e le piccole difficoltà di chi cambia strumenti.
- Procedure di gestione definite per il futuro: account nominativi, registrazione delle operazioni in ticket, controllo delle licenze e responsabilità di gestione.
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1
Settimana 1
Preparazione
Ricognizione di account e dati, preparazione di Office 365, account e licenze, e piano di comunicazione ai team.
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2
Settimana 2
Posta
Migrazione delle caselle di posta, con Google Workspace ancora in servizio, e avvio della formazione su Outlook e Teams.
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3
Settimana 3
File
Da Google Drive e file server a SharePoint e OneDrive, con le cartelle mappate in Windows, e passaggio della posta senza interruzioni.
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4
Settimana 4
Avvio
Team di Teams, Microsoft Lists e Planner in funzione, formazione programmata, procedure di gestione e affiancamento costante.
05I risultati
- Circa 70 caselle di posta migrate su Office 365.
- Oltre 1,5 TB migrati da Google Workspace, tra posta e file di Google Drive.
- Migrazione eseguita senza downtime, in quattro settimane.
- Documentazione del file server interno trasferita su SharePoint, con le cartelle mappate in Windows.
- Teams professionale con team e canali, Microsoft Lists e Planner a migliorare i processi interni fin dal primo giorno.
- Procedure definite per la gestione di Office 365, con supporto continuo agli utenti.
Dove si trovano le informazioni
Ferexcel / Ferramentas.pt dispone ora di un ambiente di lavoro centralizzato, che facilita l’accesso alle informazioni e la collaborazione tra le persone.
Senza downtime: il lavoro è continuato mentre il cambiamento avveniva.
Cartelle di SharePoint mappate in Windows: tutto nuovo, niente di estraneo.
Da Teams con account personali al Teams aziendale.