01El cliente
Ferexcel / Ferramentas.pt decidió modernizar su entorno de trabajo y reunir en una sola plataforma el correo, los archivos y la colaboración de sus equipos, con unos 70 buzones de correo en uso a diario.
02El punto de partida
La información estaba repartida en varios sitios, cada uno con sus propias reglas y sus propios accesos:
- El correo y muchos archivos estaban en Google Workspace y en Google Drive.
- La documentación interna estaba en un servidor de archivos en la empresa.
- Teams ya se usaba, pero con cuentas personales, sin el uso compartido de archivos, los equipos y los canales que ofrece Teams profesional.
Y había una condición: la operación no podía parar. El correo y los documentos tenían que seguir disponibles durante todo el cambio.
03La solución
Migramos todo a Office 365, con una sola cuenta por persona, y organizamos la información para que fuera fácil de encontrar y de compartir.
Correo
Unos 70 buzones de correo migrados de Google Workspace a Office 365, con la información existente preservada y el correo siempre en funcionamiento.
Archivos
Los archivos de Google Drive y la documentación del servidor interno pasaron a SharePoint y OneDrive, con las carpetas mapeadas en Windows: la forma de trabajar cambió a mejor, pero sin perder la familiaridad.
Colaboración
Desde el arranque se crearon equipos de Teams y métodos de trabajo con Microsoft Lists y Planner, que aportaron de inmediato más eficiencia a los procesos y procedimientos internos.
Del Teams con cuentas personales se pasó al Teams de la empresa, con equipos, canales y archivos compartidos en el mismo sitio donde se conversa.
04El proyecto, semana a semana
Cuatro semanas, sin tiempo de inactividad, con Google Workspace en funcionamiento hasta el último momento y los usuarios acompañados en cada paso.
- Organización de la migración en torno a las cuentas de correo, los archivos y las necesidades de cada persona.
- Formación programada en Outlook, Teams, OneDrive y SharePoint, Microsoft Lists y Planner, para que cada persona llegara al primer día sabiendo qué hacer.
- Apoyo continuo durante la transición: dudas, accesos al correo y a los documentos, y las pequeñas dificultades de quien cambia de herramientas.
- Procedimientos de gestión definidos para el futuro: cuentas nominativas, registro de las operaciones en tickets, control del licenciamiento y responsabilidades de gestión.
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1
Semana 1
Preparación
Inventario de cuentas y datos, preparación de Office 365, cuentas y licencias, y plan de comunicación a los equipos.
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2
Semana 2
Correo
Migración de los buzones de correo, con Google Workspace aún en servicio, e inicio de la formación en Outlook y Teams.
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3
Semana 3
Archivos
Google Drive y servidor de archivos a SharePoint y OneDrive, con las carpetas mapeadas en Windows, y paso del correo sin interrupción.
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4
Semana 4
Arranque
Equipos de Teams, Microsoft Lists y Planner en funcionamiento, formación programada, procedimientos de gestión y acompañamiento cercano.
05Los resultados
- Unos 70 buzones de correo migrados a Office 365.
- Más de 1,5 TB migrados de Google Workspace, entre correo y archivos de Google Drive.
- Migración realizada sin tiempo de inactividad, en cuatro semanas.
- Documentación del servidor de archivos interno transferida a SharePoint, con las carpetas mapeadas en Windows.
- Teams profesional con equipos y canales, y Microsoft Lists y Planner mejorando los procesos internos desde el primer día.
- Procedimientos definidos para la gestión de Office 365, con apoyo continuo a los usuarios.
Dónde está la información
Ferexcel / Ferramentas.pt cuenta ahora con un entorno de trabajo centralizado, que facilita el acceso a la información y la colaboración entre las personas.
Sin tiempo de inactividad: el trabajo continuó mientras se producía el cambio.
Carpetas de SharePoint mapeadas en Windows: todo nuevo, nada extraño.
Del Teams con cuentas personales al Teams de la empresa.