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Ejemplos Pastéis de Belém

Pastelería

PdB People: un portal a la medida de las personas, sobre ELO.

Para unos 226 empleados de Pastéis de Belém, un portal web que sustituye la interfaz de ELO del lado de las personas, manteniendo toda la lógica y el procesamiento de ELO y los terminales de fichaje con reconocimiento facial.

Pastéis de Belém

ELO sigue haciendo lo que hace bien. Las personas han ganado autonomía.

~226empleados en ELO
2caras: portal del empleado y consola de gestión
8 + 9módulos, en el portal y en la consola
4frentes de escritura en ELO, validados y firmados
0copias de los datos del personal
1fuente única: ELO, como siempre

01El cliente

Antiga Confeitaria de Belém, la casa de Pastéis de Belém, gestiona a unos 226 empleados en ELO, el sistema donde están los datos del personal, los fichajes, las ausencias y las vacaciones, y del que sale la información para las nóminas en Primavera.

02El problema

ELO hacía bien su trabajo, pero su portal nativo no servía a las personas. Era una interfaz técnica, pensada para el back office, que no daba al empleado ninguna autonomía.

  • Todo pasaba por RR. HH., en papel o por correo electrónico: vacaciones, justificantes de ausencias, fichajes olvidados, nóminas.
  • Los datos personales quedaban desactualizados, porque actualizarlos daba trabajo a todo el mundo.
  • Los cuadrantes estaban en Excel o en papel, y no había un canal de comunicación interna.
  • RR. HH. estaba desbordado con solicitudes que el propio empleado podía resolver.

El recorrido de una solicitud de vacaciones

Antes
  1. Empleado
  2. Papel o correo electrónico
  3. RR. HH.
  4. Registro en ELO
Todo pasaba por RR. HH.
Ahora
  1. Empleado
  2. PdB People
  3. Aprobación en la consola
  4. ELO
Solicitud, aprobación y registro, sin papel

Lo que pedía el cliente estaba claro: un acceso sencillo para el empleado, desde el móvil o el ordenador; menos carga para RR. HH., con solicitudes y aprobaciones automatizadas; un canal de comunicación interna; y que ELO y Primavera siguieran siendo la fuente única.

03Lo que se quedó como estaba

Sustituir ELO nunca estuvo sobre la mesa. La decisión fue mantener toda la lógica y todo el procesamiento de ELO, y también el hardware de fichaje con reconocimiento facial, y construir encima una capa a la medida de las personas.

  • Los terminales de fichaje con reconocimiento facial siguen registrando los fichajes en ELO, como antes.
  • La lógica y el procesamiento siguen en ELO, sin cambios.
  • Las nóminas siguen el camino de siempre: la exportación del propio ELO a Primavera.
  • No hay copia de los datos del personal ni sincronizaciones: el portal lee directamente de ELO.
Se quedó como estaba lee y escribeexportafichajesdatos de la app Empleadomóvil u ordenador RR. HH. y mandosconsola de gestión PdB Peopleportal web ELOfuente única Primaveranóminas Terminales de fichaje reconocimiento facial Base de apoyotickets, cuadrantes, solicitudes

Los datos propios de la aplicación, como los tickets, los cuadrantes y las solicitudes, están en una base de apoyo aparte, para no mezclar nada con ELO.

04La solución

PdB People es un portal web que sustituye la interfaz de ELO del lado de las personas. Tiene dos caras, cada una con sus módulos, y está en producción en la infraestructura de la propia empresa.

Portal del empleado

Acceso con el NIF, desde el móvil o el ordenador. Datos personales, fichajes y correcciones, justificación de ausencias, calendario de vacaciones, mis cuadrantes, horas extra, documentación, tickets y comunicaciones.

Consola de gestión

Para RR. HH., los mandos y la dirección. Gestión de personas, aprobaciones, mapa de ausencias, mapa de cuadrantes con visor en pantalla táctil, documentos de los empleados, tickets, comunicaciones con porcentaje de lectura y evaluación del desempeño.

Conexión con ELO

Lectura en tiempo real y cuatro frentes de escritura validados: datos personales, fichajes, justificación de ausencias y vacaciones. Cada escritura se hace como la haría ELO y queda firmada con la autoría «PdB-People».

La seguridad se pensó desde el principio: acceso con el NIF, cambio obligatorio de contraseña, bloqueo tras intentos fallidos, registro de los accesos, permisos por módulo y un área de administración separada.

05Lo que ha cambiado

Los problemas del día a día, uno a uno, y lo que pasó a ocurrir con PdB People:

  • Fichajes olvidados Solicitud de corrección en el portal, aprobada en la consola y escrita en ELO.
  • Justificantes de ausencias en papel Justificación enviada desde el portal, aprobada y registrada en ELO.
  • Solicitudes de vacaciones por correo electrónico Calendario de vacaciones en el portal, con aprobación y registro en ELO.
  • Nóminas solicitadas a RR. HH. Documentación disponible en el portal, sin pedírsela a nadie.
  • Datos personales desactualizados El empleado actualiza sus datos y, una vez validados, quedan en ELO.
  • Ningún canal de comunicación interna Comunicaciones con porcentaje de lectura, y tickets para todo lo demás.
  • Cuadrantes en Excel o en papel Mapa de cuadrantes en la consola, mis cuadrantes en el portal y una pantalla táctil para consultarlos.
  • RR. HH. desbordado Solicitudes y aprobaciones automatizadas, en un solo sitio.
  • Evaluación del desempeño dispersa Evaluación del desempeño en la consola, en un proceso único.

Menos carga para RR. HH., más autonomía para el empleado, procesos auditados, ELO preservado como fuente única y un canal de comunicación interna que antes no existía.

El siguiente paso: las bajas médicas por el mismo mecanismo que las vacaciones y más automatización en los cuadrantes.

ELO sigue siendo la fuente. PdB People es la forma de llegar a ella.
Los terminales de fichaje con reconocimiento facial se quedaron exactamente donde estaban.
Cada escritura en ELO queda firmada: «PdB-People».
Cliente
Pastéis de Belém
Sector
Pastelería
Tecnologías
  • ELO
  • Primavera

Por dentro

PdB People, pantalla a pantalla.

Las funciones principales del portal del empleado y de la consola de gestión, tal como están en producción.

Portal del empleado

La entrada: todo lo que el empleado necesita, en una sola pantalla.
La entrada: todo lo que el empleado necesita, en una sola pantalla.
Los fichajes del día, leídos de ELO, con las horas registradas y el saldo.
Los fichajes del día, leídos de ELO, con las horas registradas y el saldo.
Los días con fichajes que faltan, listos para corregir.
Los días con fichajes que faltan, listos para corregir.
El mapa de vacaciones del equipo, con las próximas ausencias.
El mapa de vacaciones del equipo, con las próximas ausencias.

Consola de gestión

La consola: personas, ausencias, turnos, aprobaciones, documentos y evaluación.
La consola: personas, ausencias, turnos, aprobaciones, documentos y evaluación.
La gestión de personas, con la sección y el estado de la cuenta de cada empleado.
La gestión de personas, con la sección y el estado de la cuenta de cada empleado.
Las regularizaciones de fichajes pendientes de decisión, antes de pasar a ELO.
Las regularizaciones de fichajes pendientes de decisión, antes de pasar a ELO.
El mapa de ausencias de toda la empresa, con las vacaciones y las faltas.
El mapa de ausencias de toda la empresa, con las vacaciones y las faltas.
La evaluación del desempeño: quién evalúa a quién, y el progreso de cada evaluador.
La evaluación del desempeño: quién evalúa a quién, y el progreso de cada evaluador.

Capturas del sistema en producción. Los nombres y los números de identificación se han sustituido por datos ficticios.

¿Su sistema hace bien su trabajo, pero las personas no consiguen usarlo?

Construimos la capa que falta, a la medida de quien la usa, sin sustituir el sistema que ya funciona ni duplicar los datos.

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