01Il cliente
Antiga Confeitaria de Belém, la casa dei Pastéis de Belém, gestisce circa 226 collaboratori nell’ELO, il sistema in cui risiedono i dati del personale, le timbrature, le assenze e le ferie, e da cui partono le informazioni per le buste paga in Primavera.
02Il problema
L’ELO svolgeva bene il proprio lavoro, ma il portale nativo non era al servizio delle persone. Era un’interfaccia tecnica, pensata per il back office, che non dava al collaboratore alcuna autonomia.
- Tutto passava dall’HR, su carta o per e-mail: ferie, giustificativi delle assenze, timbrature dimenticate, buste paga.
- I dati personali restavano non aggiornati, perché aggiornarli costava lavoro a tutti.
- I turni vivevano in Excel o su carta, e non esisteva un canale di comunicazione interna.
- L’HR era sommerso da richieste che il collaboratore stesso avrebbe potuto gestire.
Il percorso di una richiesta di ferie
- Collaboratore
- Carta o e-mail
- HR
- Registrazione nell’ELO
- Collaboratore
- PdB People
- Approvazione nella console
- ELO
Ciò che il cliente chiedeva era chiaro: un accesso semplice per il collaboratore, dallo smartphone o dal PC; meno carico sull’HR, con richieste e approvazioni automatizzate; un canale di comunicazione interna; e l’ELO e Primavera a restare l’unica fonte.
03Ciò che è rimasto com’era
Sostituire l’ELO non è mai stato in discussione. La decisione è stata mantenere tutta la logica e tutta l’elaborazione dell’ELO, e anche l’hardware di rilevazione presenze con riconoscimento facciale, e costruirvi sopra uno strato su misura per le persone.
- I terminali di rilevazione presenze con riconoscimento facciale continuano a registrare le timbrature nell’ELO, come prima.
- La logica e l’elaborazione restano nell’ELO, senza modifiche.
- Le buste paga seguono il percorso di sempre: l’esportazione dell’ELO stesso verso Primavera.
- Non ci sono copie dei dati del personale né sincronizzazioni: il portale legge direttamente dall’ELO.
I dati propri dell’applicazione, come i ticket, i turni e le richieste, risiedono in una base di supporto separata, per non mescolare nulla con l’ELO.
04La soluzione
PdB People è un portale web che sostituisce l’interfaccia dell’ELO dal lato delle persone. Ha due volti, ciascuno con i propri moduli, ed è in produzione sull’infrastruttura dell’azienda stessa.
Portale del collaboratore
Accesso con il NIF, dallo smartphone o dal PC. Dati personali, timbrature e rettifiche, giustificativi delle assenze, piano ferie, i miei turni, lavoro straordinario, documentazione, ticket e comunicazioni.
Console di gestione
Per l’HR, i responsabili e la direzione. Gestione delle persone, approvazioni, piano delle assenze, piano dei turni con visualizzatore su schermo touch, documenti dei dipendenti, ticket, comunicazioni con percentuale di lettura e valutazione delle prestazioni.
Collegamento all’ELO
Lettura in tempo reale e quattro ambiti di scrittura convalidati: dati personali, timbrature, giustificativi delle assenze e ferie. Ogni scrittura avviene come la farebbe l’ELO e resta firmata con l’autore «PdB-People».
La sicurezza è stata pensata fin dall’inizio: accesso con il NIF, cambio obbligatorio della password, blocco dopo tentativi falliti, registro degli accessi, permessi per modulo e un’area di amministrazione separata.
05Cosa è cambiato
I problemi di tutti i giorni, uno per uno, e cosa succede adesso con PdB People:
-
Timbrature dimenticateRichiesta di rettifica nel portale, approvata nella console e scritta nell’ELO. -
Giustificativi delle assenze su cartaGiustificativo inviato dal portale, approvato e registrato nell’ELO. -
Richieste di ferie per e-mailPiano ferie nel portale, con approvazione e registrazione nell’ELO. -
Buste paga richieste all’HRDocumentazione disponibile nel portale, senza doverla chiedere a nessuno. -
Dati personali non aggiornatiIl collaboratore aggiorna i propri dati e, una volta convalidati, vengono salvati nell’ELO. -
Nessun canale di comunicazione internaComunicazioni con percentuale di lettura, e ticket per tutto il resto. -
Turni in Excel o su cartaPiano dei turni nella console, i miei turni nel portale e uno schermo touch per la consultazione. -
HR sommerso dalle richiesteRichieste e approvazioni automatizzate, in un unico posto. -
Valutazione delle prestazioni frammentataValutazione delle prestazioni nella console, in un unico processo.
Meno carico sull’HR, più autonomia per il collaboratore, processi tracciati, l’ELO preservato come unica fonte e un canale di comunicazione interna che prima non esisteva.
Il prossimo passo: le assenze per malattia con lo stesso meccanismo delle ferie e più automazione nei turni.
L’ELO resta la fonte. PdB People è il modo per arrivarci.
I terminali di rilevazione presenze con riconoscimento facciale sono rimasti esattamente dov’erano.
Ogni scrittura nell’ELO resta firmata: «PdB-People».
